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Datenschutzerklärung

Der DOCUmedia.at gmbh („DOCUmedia“) ist der Schutz Ihrer Daten sehr wichtig. Die Erfassung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt daher in vollem Einklang mit dem geltenden Datenschutzrecht. Im Folgenden erhalten Sie nähere Informationen zur Datenverarbeitung bei DOCUmedia:

1. Verantwortlicher Verarbeiter
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist

DOCUmedia.at gmbh
Fürbergstraße 18-20, 5020 Salzburg (Österreich)
E: info@docu.at
T: 0662/20 2010-0
F: 0662/20 2010-90

2. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten
Den Datenschutzbeauftragten der DOCUmedia erreichen Sie unter
datenschutz@docu.at
Tel: 0662/20 2010-0

3. Verarbeitungen Ihrer Daten durch DOCUmedia
3.1. Datenverarbeitung beim Bezug von DOCUmedia Produkten
a. Erhobene Daten
i. Von Ihnen bereitgestellte Daten
Wenn Sie mit DOCUmedia einen Vertrag über den Bezug von Produkten der DOCUmedia („DOCUmedia XPLORER“, „baudocu“ oder „nextroom produkte“) abschließen, erhebt DOUCmedia bei Ihnen die Daten, die für den Abschluss und die Abwicklung des Vertrages erforderlich sind. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um Ihren Namen, gegebenenfalls die Firma Ihres Unternehmens, Ihre Kontaktdaten, einschließlich Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse, sowie Ihre Bank- und Kontodaten.

Sie sind nicht verpflichtet, DOCUmedia diese Daten bereitzustellen. Wenn Sie Ihre Daten nicht zur Verfügung stellen, können Sie allerdings keinen Vertrag mit DOCUmedia schließen und demnach auch keine Produkte von DOCUmedia beziehen, da Ihre Daten für einen Vertragsabschluss bzw die Vertragserfüllung und -abwicklung unbedingt erforderlich sind.

ii. Anderweitig erhobene Daten
Nach Vertragsabschluss erfasst DOCUmedia weitere Daten, die sich auf Ihre Nutzung der von Ihnen bezogenen Produkte beziehen. Hierbei handelt es sich um Ihre Benutzer-ID, Zugangspasswörter, abgespeicherte Suchprofile und Favoriten, Ihre IP-Adresse und daraus abgeleitete Standortdaten sowie Ihre Benutzereinstellungen, insbesondere zur Suchfunktion und Sortierung von Trefferlisten, und persönliche Anmerkungen oder Notizen.

b. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage
Die Daten, die DOCUmedia in Zusammenhang mit Ihrem Bezug von DOCUmedia Produkten („DOCUmedia XPLORER“, „baudocu“ oder „nextroom produkte“) erhebt, werden zum Zweck der Vertragserfüllung und -abwicklung gespeichert und verarbeitet, insbesondere um Ihnen die geschuldeten Leistungen in vollem Funktionsumfang zugänglich zu machen, Ihnen vertragsrelevante Mitteilungen zukommen zu lassen und die Leistungserbringung entsprechend in Rechnung stellen zu können. Die Rechtmäßigkeit einer solchen Datenverarbeitung, die für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, ergibt sich unmittelbar aus Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

c. Speicherdauer
Soweit eine Aufbewahrung Ihrer zwecks Vertragserfüllung verarbeiteten Daten in Hinblick auf die Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO erforderlich ist, werden diese über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum gespeichert. Im Übrigen speichert DOCUmedia Ihre Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen bzw davon abweichend vereinbarten Verjährungsfrist für Forderungen und sonstige Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis.

3.2. Datenverarbeitung bei Anfragen an DOCUmedia
a. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage
Die persönlichen Daten, die Sie DOCUmedia im Zuge einer Anfrage zu Produkten oder Leistungen oder anlässlich eines Ersuchens um Übermittlung eines Angebots bekannt geben, werden gespeichert und verarbeitet, damit DOCUmedia Ihre Anfrage oder Ihr Ersuchen entsprechend bearbeiten kann. Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung bildet Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, wonach die Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich sind, ausdrücklich zulässig ist.

b. Speicherdauer
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies erforderlich ist, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Wenn Ihre Anfrage nicht zu einem Vertragsabschluss führt, löscht DOCUmedia Ihre Daten spätestens 6 Monate nach der letzten Korrespondenz zwischen DOCUmedia und Ihnen.

c. Empfänger personenbezogener Daten
Ihre Anfrage an DOCUmedia per Online-Kontaktformular auf www.documedia.at/ wird über den in Deutschland ansässigen Dienstleister verarbeitet, der das Web-Angebot von DOCUmedia hostet, und der als Auftragsverarbeiter für DOCUmedia tätig wird.

Wenn Sie eine Anfrage über das Kontaktformular „Anfrageformular“ von “nextroom produkte” (www.nextproducts.at) oder „baudocu“ (www.bau-docu.at) im Bereich eines Firmenprofiles oder einer Produktpräsentation durchführen werden diese Daten nicht nur an DOCUmedia übermittelt, sondern auch an den jeweiligen Hersteller, damit dieser Ihre Anfrage beantworten kann. Anfragen über den allgemeinen „Kontakt“-Bereich der Website werden nur an DOCUmedia übermittelt.

d. Übermittlung in Drittländer
Eine Datenübermittlung an Empfänger außerhalb der EU findet im Rahmen der Datenverarbeitung bei Anfragen an DOCUmedia nicht statt.

e. Freiwilligkeit der Bereitstellung Ihrer Daten
Sie sind nicht verpflichtet, DOCUmedia Ihre Daten bekannt zu geben. Wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen, ist eine Bearbeitung Ihrer Anfrage an DOCUmedia allerdings nicht möglich.

3.3. Datenverarbeitung für den Newsletterversand
a. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage
Wenn Sie den Newsletter der DOCUmedia abonnieren, werden die Daten, die Sie bei Ihrer Anmeldung zum Newsletterbezug angegeben haben, gespeichert und verarbeitet, um Ihnen den abonnierten Newsletter zusenden zu können. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre entsprechende Einwilligung im Sinne des Art 6 Abs 1 lit a DSGVO, die Sie DOCUmedia bei Ihrer Anmeldung zum Newsletterbezug erteilen.

b. Speicherdauer
DOCUmedia speichert Ihre für den Newsletterversand benötigten Daten bis zum Ablauf eines Jahres, nachdem Sie den Newsletter abbestellt haben.

c. Empfänger personenbezogener Daten
Wenn Sie sich online zum Bezug des Newsletters anmelden, werden Ihre Daten auch den Auftragsverarbeitern offengelegt, deren sich DOCUmedia in Zusammenhang mit der Erfassung der für den Newsletterversand erforderlichen Daten sowie der Bearbeitung und Abwicklung des Newsletterversands bedient. Hierbei handelt es sich um:

Rocket Science Group LLC, mit Sitz in 675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000 Atlanta, Georgia 30308 (USA)

d. Übermittlung von Daten an Empfänger in Drittländer
Wenn Sie sich online zum Bezug des Newsletters anmelden, erfolgt eine Übermittlung der Daten, die Sie bei der Anmeldung bekannt gegeben haben, an die Rocket Science Group LLC , mit Sitz in USA. Die USA sind ein „Drittland“ im Sinne der DSGVO.

Die Rocket Science Group LLC ist in der beim US-Handelsministerium geführten EU-US-Privacy-Shield-Liste eingetragen. Die Datenübermittlung an dieses in den USA ansässige Unternehmen ist demnach aufgrund des Durchführungsbeschlusses (EU) 2016/1250 der Kommission vom 12. Juli 2016 über die Angemessenheit des vom EU-US-Privacy-Shield gebotenen Schutzes („Angemessenheitsbeschluss“ im Sinne des Art 45 DSGVO) zulässig.

e. Freiwilligkeit der Bereitstellung Ihrer Daten
Sie sind nicht verpflichtet, DOCUmedia Ihre Daten bekannt zu geben. Wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen, ist ein Newsletterversand an Sie allerdings nicht möglich.

3.3. Datenverarbeitung beim Nutzerzugriff auf Newsletter
a. Erhobene Daten
Wenn Sie einen von DOCUmedia übermittelten Newsletter erhalten, wird erfasst, ob Sie diesen öffnen. Im Falle Ihres Zugriffs auf den Newsletter, werden technische Informationen zu Ihrem Endgerät, zum benutzten Betriebssystem und der von Ihnen verwendeten Email- und Browsersoftware, die von Ihnen gelesenen Beiträge (die angeklickten Links), der Zeitpunkt Ihres Zugriffs auf den Newsletter sowie Ihre IP-Adresse und – davon ausgehend – der Ort erfasst, von dem aus sie auf den Newsletter zugreifen.

b. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage
Erfassung und Verarbeitung der erhobenen Daten Ihrer Nutzung des von DOCUmedia versendeten Newsletters dienen zur Erstellung statistischer Auswertungen, welche ein repräsentatives Bild der Lesegewohnheiten der Bezieher des Newsletters ermöglichen soll, damit DOCUmedia die Inhalte zukünftiger Newsletter besser an das Zielpublikum anpassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen der jeweiligen Nutzer versenden kann. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre entsprechende Einwilligung im Sinne des Art 6 Abs 1 lit a DSGVO, die Sie DOCUmedia bei Ihrer Anmeldung zum Newsletterbezug erteilen.

c. Speicherdauer
Die zum Zweck der statistischen Auswertung erhobenen Daten werden unmittelbar nach ihrer Erfassung anonymisiert und in einer Form gespeichert, die Ihre Identifizierung nicht mehr ermöglicht.

d. Übermittlung von Daten an Empfänger in Drittländer
Für die Erhebung der Daten betreffend Ihre Nutzung von Newslettern bedient sich DOCUmedia der Rocket Science Group LLC , mit Sitz in 675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000 Atlanta, Georgia 30308, USA als Auftragsverarbeiter. Da die Rocket Science Group LLC ihren Sitz in den USA hat, kommt es somit zu einem Transfer der erhobenen Daten in ein Drittland im Sinne der DSGVO.

Die Rocket Science Group LLC ist in der beim US-Handelsministerium geführten EU-US-Privacy-Shield-Liste eingetragen. Die Datenübermittlung in die USA an die Die Rocket Science Group LLC ist demnach aufgrund des Durchführungsbeschlusses (EU) 2016/1250 der Kommission vom 12. Juli 2016 über die Angemessenheit des vom EU-US-Privacy-Shield gebotenen Schutzes („Angemessenheitsbeschluss" im Sinne des Art 45 DSGVO) zulässig.

3.4. Datenverarbeitung bei Nutzung mobiler Applikationen
a. Erhobene Daten
Wenn Sie eine von DOCUmedia dafür zur Verfügung gestellte mobile Applikationen nutzen um auf Produkte der DOCUmedia zuzugreifen, erfasst DOCUmedia automatisiert die verschlüsselte Identifikationsnummer Ihres Endgeräts (Geräte-ID) sowie Ihren Standort, Beginn und Ende der Nutzung der mobilen Applikation.

b. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der erhobenen Daten dient dem Zweck, die Nutzung der mobilen Applikation auszuwerten, um auf Basis der Auswertung Aufschlüsse über faktische Nutzerbedürfnisse, Akzeptanz und Nutzungsfrequenz der mobilen Applikation zu erhalten und gegebenenfalls Verbesserungen oder Updates bereitzustellen. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung bildet Ihre entsprechende Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO, die Sie vor der ersten Nutzung der mobilen Applikation erteilen.

c. Speicherdauer
Die bei Nutzung der mobilen Applikation erhobenen Daten werden unmittelbar nach ihrer Erfassung anonymisiert und in einer Form gespeichert, die Ihre Identifizierung nicht mehr ermöglicht.

3.6. Datenverarbeitung bei Nutzung der DOCUmedia Websites / Cookies

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4. Widerrufsrecht betreffend die Einwilligung in die Datenverarbeitung
Wenn und soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, kann diese von Ihnen jederzeit formlos widerrufen werden. DOCUmedia empfiehlt, einen derartigen Widerruf per E-Mail an info@docu.at zu übermitteln.

Im Fall des Widerrufs Ihrer Einwilligung in die Datenverarbeitung wird DOCUmedia die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen und die Daten unverzüglich, längstens aber binnen eines Monats löschen, sofern und soweit einer solchen Löschung nicht rechtliche Verpflichtungen von DOCumedia (zB gesetzlichen Aufbewahrungspflichten) entgegenstehen, oder eine weitere Aufbewahrung und Verarbeitung Ihrer Daten notwendig ist, damit DOCUmedia ihr zustehende Rechtsansprüche geltend machen, ausüben oder verteidigen kann.

Bitte beachten Sie, dass ein allfälliger Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung durch DOCUmedia die Zulässigkeit und Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten nicht berührt.

5. Betroffenenrechte
Sie haben DOCUmedia gegenüber das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten, das Recht auf Richtigstellung und Löschung Ihrer Daten sowie gegebenenfalls das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung. Außerdem haben Sie das Recht zu verlangen, dass DOCUmedia Ihnen jene Daten, die Sie selbst bereitgestellt haben, und die von DOCUmedia automatisiert verarbeitet werden, auf einem Datenträger in einem gängigen Dateiformat bereitstellt oder an einen von Ihnen genannten Dritten übermittelt (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch DOCUmedia gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt, steht es Ihnen offen, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde zu erheben.
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